Au quotidien, c'est sans conteste l'encaissement qui est le plus utilisé sur une caisse enregistreuse. C'est sa fonction première, direz-vous. Pas tout à fait. Comme tout commerce, une entreprise de boulangerie doit répondre aux obligations comptables légales et encaisser des ventes ne se limite donc pas à remplir le tiroir-caisse. Il est ainsi primordial d'avoir une visibilité comptable de l'activité mais aussi de pouvoir en tirer des enseignements pour la gestion commerciale. Il est donc important de choisir un logiciel qui présente les données de manière simple et lisible pour pouvoir les exploiter. Voici comment.
Miser sur une solution de gestion commerciale évolutive
Au moment de choisir votre solution de caisse, il est important de penser à long terme. Certes, l'activité modeste des débuts peut laisser penser qu'un logiciel de caisse d'entrée de gamme sera suffisant. Mais pour autant, sera-t-il capable de répondre à vos projets de développement par la suite ? Au moment de choisir, interrogez-vous sur le potentiel et le bénéfice que cet outil pourra amener à l'activité. Le personnel change régulièrement ? Une prise en main intuitive de l'interface est impérative pour fluidifier le travail des équipes de vente et ainsi limiter le temps d'attente des clients. Vous avez le projet d'ouvrir d'autres points de vente ou simplement d'ajouter une autre caisse automatique dans la boulangerie ? Pensez à une solution de caisse centralisée qui permet un gain de temps énorme et une meilleure visibilité sur les résultats. La consolidation des données sera une alliée de poids lorsque l'entreprise prendra du galon !
Optimiser la centralisation des données de l'activité
La gestion commerciale ne doit pas, en effet, se limiter à paramétrer une caisse en intégrant des produits et des prix. Un logiciel de caisse performant et bien pensé doit permettre d'analyser en profondeur ce qui fonctionne ou non et d'en tirer des enseignements. C'est en cela qu'il est un vrai partenaire pour le chef d'entreprise, un tout en un pour la gestion de l'entreprise. La centralisation des données comporte d'abord un avantage comptable puisqu'elle permet notamment d'automatiser les déclarations de TVA, avec un gain de temps considérable à la clé. La fiabilité du système est là aussi déterminante, notamment pour la ventilation des TVA différenciées (dans les menus par exemple). Un même produit peut en effet se voir appliquer différents taux selon qu'il est vendu en formule, sur place ou à emporter, etc...
Il faut considérer votre logiciel de caisse comme une aide à chaque étape, de l'entrée d'une marchandise en stock jusqu'à la vente du produit final. En prenant le temps, par exemple, de paramétrer le logiciel à partir des fiches techniques de production, on profite du potentiel énorme d'une gestion automatisée des stocks. À chaque vente, la matière première utilisée est déduite du stock, ce qui permet d'avoir un inventaire permanent, une meilleure traçabilité, de lutter contre la fauche et bien sûr, de gagner du temps.
Intégrer les fonctions annexes dans le logiciel de caisse
Certains logiciels de caisse intègrent désormais diverses fonctions annexes. Il peut s'agir d'outils de planning, de click & collect, des applications pour écouler les invendus ou encore pour gérer les commandes fournisseurs. En étant intégré directement au logiciel de caisse, tout ce qui résulte de ces fonctions se retrouve directement dans la comptabilité et les reportings d'activité. Une mine d'informations qui permettra d'aller encore plus loin dans l’amélioration du business.
Crédit Photo : Moulin Paiou, Herbert Manoukian, 9 Rue Ambroise Croizat 91000 Evry
